Nell’epoca digitale, l’innovazione tecnologica è un imperativo per le aziende che vogliono essere competitive. Tuttavia, l’adozione di nuove tecnologie non è sempre un percorso lineare e sancito dall’alto. Una pratica emergente, nota come Shadow IT, sta sfidando le norme tradizionali di governance IT e sollevando questioni critiche sulla sicurezza e la conformità.
Cos’è lo Shadow IT?
Il termine “Shadow IT” si riferisce all’uso di sistemi informativi, dispositivi, software, applicazioni e servizi senza l’approvazione esplicita del reparto IT ufficiale di un’organizzazione. Questi possono includere tutto, dai software di condivisione file basati sul cloud, come Dropbox o Google Drive, ai servizi di messaggistica istantanea, fino a complessi sistemi di analytics.
Le Cause del Fenomeno
Le motivazioni dietro lo Shadow IT sono spesso benintenzionate. I dipendenti, guidati dal desiderio di efficienza e produttività, possono ricorrere a soluzioni tecnologiche non approvate ufficialmente per superare le limitazioni percepite dell’infrastruttura IT esistente. In molti casi, lo Shadow IT nasce dalla necessità di rispondere rapidamente alle sfide aziendali, una risposta agile che i processi IT tradizionali non possono sempre garantire.
I Rischi Associati
Tuttavia, lo Shadow IT non è privo di pericoli. I rischi associati includono:
- Vulnerabilità di Sicurezza: le applicazioni non approvate potrebbero non essere conformi agli standard di sicurezza aziendali, aumentando il rischio di violazioni dei dati (leggi qui altri approfondimenti nell’ambito).
- Problemi di Conformità: l’utilizzo di software non autorizzato può portare a violazioni delle normative (ad esempio violazione della normativa privacy), con conseguenti sanzioni legali e finanziarie.
- Silo di Dati: lo Shadow IT può portare alla formazione di silo di dati, con conseguenti problemi di integrità e coerenza dei dati aziendali.
- Spreco di Risorse: Senza un adeguato monitoraggio, le risorse di rete potrebbero essere consumate in modo inefficiente, influenzando le prestazioni complessive dell’infrastruttura IT.
Strategie di Gestione
Gestire lo Shadow IT richiede un approccio bilanciato che non soffochi l’innovazione. Ecco alcune strategie:
- Politiche ed Educazione: è essenziale sviluppare politiche IT chiare e coinvolgere i dipendenti in programmi di formazione sui rischi associati all’uso di tecnologie non approvate.
- Fornire Alternative: le aziende dovrebbero valutare e fornire strumenti alternativi che soddisfino le esigenze dei dipendenti, limitando così il bisogno di ricorrere a soluzioni non autorizzate.
- Monitoraggio e Valutazione: l’implementazione di strumenti di monitoraggio è cruciale per identificare l’uso di software non approvato e per valutare i rischi e i benefici potenziali.
- Dialogo Aperto: favorire una cultura di comunicazione aperta tra i dipartimenti può aiutare a comprendere meglio le necessità operative e le potenziali lacune dell’infrastruttura IT esistente.
Lo Shadow IT rappresenta una sfida complessa per le organizzazioni al passo con le injnovazioni. Se da un lato riflette un desiderio di auto-organizzazione e di ottimizzazione delle risorse, dall’altro solleva questioni importanti sulla sicurezza e la governabilità dell’IT. Affrontando proattivamente lo Shadow IT, le aziende possono non solo mitigare i rischi ma anche capitalizzare l’innovazione spontanea che ne deriva, trasformando un potenziale problema in un’opportunità di crescita.
